年度末の繁忙期、悩みの種のひとつとなるのが予算消化です。期限や残額など様々な制約がありますが、余らせてしまったり、やみくもに使い切ったりしてしまうことは適切ではありません。
ここでは、企業における予算消化の必要性や、予算消化におすすめの様々なアイデアをご紹介します。
目次
予算消化とは？なぜ企業は予算を使い切ったほうがいいのか
企業における「予算消化」とは、年度末・期末までに、余っている予算を使い切ることを指します。消化できずに余った予算は、基本的に会社の利益として計上されます。
しかし、利益になるとはいえ、必ずしも企業にとってメリットになるとは限りません。場合によっては、翌年度以降の事業計画にも影響してくるため注意が必要です。
まず、企業は一年間で使用する経費をあらかじめ最適化した上で各部署に予算を割り振ります。そのため、もし未消化で目標を達成できていなければ、部署とその責任者の評価が下がってしまうケースがあります。
さらに、余った分の予算は不必要だとみなされ、翌年に割り振られる予算額が下がってしまう可能性もあります。このように、「予算消化ができない」ことは「部署のマネジメントが不十分である」ことに繋がるため、予算消化は適切に行う必要があります。
予算消化の方法を選ぶ際の2つのポイント
予算は計画内であっても様々な使い道が考えられるため、制約がある中でいかにして使用するべきか、判断するのは容易ではありません。
まず、使い道を検討するにあたって前提となる大きなポイントについてご紹介します。
①単発で依頼できる商品やサービスにする
年度内に予算消化を済ませるために重要な点のひとつが納品の日付です。
たとえ注文日が年度内であったとしても、納品の日付が年度末を過ぎてしまうと、その年度の予算として処理することはできません。
このように、予算消化においては時間的な制約があることを念頭におきましょう。そのため、長期的な継続を前提とするサービスや、完成に時間がかかる物品の発注で予算消化を行うのは好ましくありません。
まずは単発（もしくは短期間）で済むかどうかを確認しましょう。
②来期も活用できるものを検討する
ただ単に予算残額に見合ったものを購入するだけでは、効率的な予算消化とはいえません。目的は予算を消化すること自体にあるとはいえ、勤務において必ずしも必要だとは限らないものを購入してしまうと、かえって勤務の非効率化に繋がってしまうケースが想定されます。
たとえば、「多くあるに越したことはない」と、大量の文具や電池などの消耗品を購入しても、余計な管理作業を増やしてしまう恐れがあります。金額面だけではなく、来期以降に活用できるかどうかの妥当性や必要性も判断材料にすることが、効率的な予算消化においては肝となります。
おすすめの予算消化方法9選
以上、予算消化の際に踏まえておくべきポイントについてご紹介しましたが、これだけではまだ漠然としていて、「結局何を購入したらいいのか」という疑問は残ったままかもしれません。
予算消化の方法として考えられるアイデアは様々ですが、ここからは具体的な使い道を9つに絞り、それぞれどのようなメリットがあるかも交えながらご紹介します。
名刺を刷新する
まず挙げられるのが名刺の刷新です。名刺は単にあいさつや情報交換として用いられるビジネスツールではありません。仕様やデザインなどの工夫次第で、好印象を与えるだけではなく、企業の広告としての効果にも繋がります。
たとえば、素材に光沢紙を使用したり、マット加工を施したりするなどのアレンジを加えると、個性的で印象付けやすい名刺にできます。また、丸みを帯びた形状にすると、柔和な印象を与えられます。このように、素材自体にも様々な工夫をもたらすことができますが、個性を押し出し過ぎて肝心の文字が見えづらくなってしまわないように注意しましょう。
また、特徴的な形状にすると名刺ケースに収まらなくなってしまう場合があります。個性と実用性のバランスを整えることを念頭におく必要があります。
デザイン面では、自分の顔写真やイラストをプリントするなど、視覚情報を加えることでより印象付けやすくなり、相手に覚えてもらいやすくなります。他にも、企業や自分の役職に関する詳細な情報、もしくは商品の写真を入れるといった工夫が有効です。
しかし、情報を詰め込み過ぎてしまうと一目で情報を把握できず、覚えづらくさせてしまうなど、かえって逆効果になってしまうケースも考えられるため、注意しなければなりません。また、名刺は発注枚数や注文内容でも納期にかかる時間が大きく変わる場合があるため、その点も考慮しましょう。
SDGsグッズのノベルティを作成する
企業の名前やロゴが入ったノベルティグッズを作成することは、予算消化においてよく用いられる定番のひとつです。その際、SGDsを意識したノベルティグッズを作成すると、企業ブランドの向上に繋がります。
近年、SDGsに対する意識が高まっており、SDGsに寄与することは企業の義務となりつつある状況です。企業がSDGsへ貢献していることを宣伝する手段として、ノベルティグッズを、SDGsと関連づけたものにすることが効果的です。
SDGsの要素を取り入れたノベルティグッズの定番はエコバッグです。現在では、レジ袋の有料化に伴ってエコバッグを所持することが当たり前になりつつあります。
ノベルティグッズとして配布すると、SDGs対策を行っていることの宣伝になるだけでなく、使用してもらうことでデザインが人目に触れやすくなり、さらなる広告効果にも期待できます。ビジネスマン向けにはスタイリッシュなデザインにするなど、配布対象の人にとって普段使いしやすいものを作成するとよいでしょう。
ノベルティグッズを作成する場合は、納期に注意しましょう。納期に日数を割かないようにするためには、多く作り過ぎず、配布先を想定し、シンプルな商品にする必要があります。また、発注先によっては大口注文しか受け付けない場合があるため、小口でも発注可能な委託業者に関する情報収集も、必要に応じて行いましょう。
弊社では、ノベルティ制作も可能です。ぜひ下記もあわせてご覧ください。
Webサイトをリニューアルする
企業の情報を知るにあたり、多くの人がアクセスするWebサイトは、企業の顔と言っても過言ではありません。もし予算と期限に余裕がある場合は、Webサイトのリニューアルを行うこともひとつの手です。
Webサイトのコンテンツ制作は、顧客の集客や広告においては欠かせませんが、制作にあたっては専門的な知識やスキルが求められます。そのため、関連部署がない企業においては、ほとんどの場合が外部への委託となります。しかし、大幅な刷新を委託する場合は、当然ながら日数に余裕があることが必須となります。
コンテンツの追加や広告効果の最適化といった時間のかかる依頼でなくても、デザインを見やすくするだけで企業イメージの向上といった効果に期待できます。日数と可能な作業範囲を十分に擦り合わせつつ、検討するようにしましょう。
また、弊社ではWebサイトをリニューアルする必要があるのかわからない方に向けて、Webサイトの無料診断を行っております。Webサイトのリニューアルを考えている方は、ぜひ下記からお申込みください。
広告を出稿（増額）する
来期以降のために、ダイレクトメール（DM）の出稿・送付を行うことも、企業の広告効果に期待できます。ダイレクトメール（DM）の送付によって、今後の新製品やサービス、実施予定のキャンペーンなどの情報を、顧客へ向けてあらかじめ宣伝できます。
ダイレクトメール（DM）を作成する際は、納期を踏まえて、即日受け取りが可能な業者に委託することがおすすめです。
また、新規顧客の獲得を見込む場合は、ポスティングを実施するのもひとつの手段となりえます。日数に余裕がない場合は、印刷とポスティングの両方を同時に請け負える業者を選定するようにしましょう。すでに広告出稿を行っている場合には、予算を使い切れるよう費用を増額し、広告件数を増やすことで調整できます。
下記の記事では、ダイレクトメール（DM）の効果を最大化する方法を詳しく解説しているので、合わせて読んでみてください。
関連記事：「ダイレクトメール（DM）とは？メリット・デメリットや効果をアップさせる方法も解説します！」
コンテンツ（動画や記事）制作費に充てる
比較的早期に対応可能な予算消化の手段として考えられるのが、動画や記事によるWeb広告の制作を行うことです。特にWeb動画による広告は、テレビCMや雑誌の広告に比べると実施するハードルが低いというメリットがあります。また、ホームページの閲覧歴などから、ユーザーの年齢や性別、興味関心に合わせた効率的な広告を制作することが可能です。
動画は視覚情報として印象付けに残りやすいため、広告としての効果は高い一方で、一から制作するには多大な時間と労力がかかります。製作費と出稿費の予算と動画制作にかかる時間の両面で余裕をもって計画を進めましょう。なお、いずれも余裕がなければ、既存のパワーポイント資料やダイレクトメールの内容を動画化することで、負担を軽減できます。
また、SEO対策を行ったWeb記事の作成も、動画と同様に細かなターゲティングを踏まえた広告が可能です。
SEOとは、検索エンジンの結果上位に記事が出てくるよう、Webサイトの構成や文面を最適化することを指します。SEO記事の作成を専門とする業者もあるため、自社で対策が難しい場合には、予算消化の際に依頼するとよいでしょう。
下記の記事では、動画制作にも取り組んでいる弊社が動画によるWeb広告が活用されている理由について解説しているので、あわせて読んでみてください
関連記事：「【動画活用例アリ】なぜ動画はビジネスに活用されているのか？動画の特徴も一緒に解説します！」
人材育成のための研修を行う
企業の長期的な展望を踏まえると、人材育成に予算をかけるのも有意義な方法です。人材育成の主な手段としては研修会や勉強会が考えられます。外部から専門家を講師として招き、専門的な知識やスキルに関する研修会を実施すると、企業の生産性の増加が見込めます。
また、業務知識を深める参考書などの書籍を購入し、企業内で勉強会を開くことも手段のひとつです。社内の勉強会は実施するコストがかなり抑えられるため、残り少ない予算を消化したい場合によいでしょう。
福利厚生費に充てる
予算を福利厚生に充てると、社員の意欲向上や社内の環境改善に繋がることが期待できます。
福利厚生対策は様々ですが、たとえば、ウォーターサーバーの設置や、食事補助の手配など、飲食関連のサービスを導入すると、社員の費用対策や健康維持など様々な効果をもたらします。ただ、こうした福利厚生サービスの多くは、継続的な契約が前提となるため、単発的な予算の消化には向きません。
リモート・在宅勤務のための機材を購入する
コロナ禍の影響などで、リモートによる勤務形態を取り入れたり、在宅勤務へシフトチェンジしたりなど、出勤以外の対応を選択肢に取り入れる企業が増えています。
しかし、勤務地を自宅に変更する場合は、PCや周辺機器など、会社での勤務時と同じ設備に加え、Webカメラやマイク等、リモート勤務専用の機器が必要となります。以上のことを想定し、リモート・在宅勤務のための機材をあらかじめ購入しておくことも有益な予算消化の方法です。
リモート・在宅勤務へ移行する際は、勤怠管理の方法や計画の見直しなど、事前に検討すべき課題が多くあります。設備購入以外にも、業務システムやアプリケーションの導入など、環境の整備を目的として予算が必要となります。
フレキシブルな勤務形態を取れることが企業のイメージアップにも繋がるでしょう。現時点でリモート・在宅勤務を開始する予定がなくとも、今後対応できるよう、あらかじめ専用の機材の購入から進めることは無駄ではありません。
ハイスペックな機械を導入する
予算に余裕がある場合は、予算消化を機にハイスペックな機械を導入することもおすすめです。PCや印刷機などの周辺機器を、既存のものから刷新することで業務効率の改善が図れます。たとえば、処理能力の高いPCを利用すれば業務時間を短縮できるほか、これまで導入が難しかった業務アプリなどにも対応できる可能性があります。
また、オフィスチェアなどの備品の更新は、業務面以外にも働きやすい職場づくりや福利厚生において効果を発揮するでしょう。
予算消化の際の注意点（タイミング）
予算消化の際、特に注意しなければならないのは購入した商品やサービスの請求書類の日付です。予算消化は、単に年度内に注文さえ済ませておけば良い訳ではありません。購入品の納品後、請求書類が揃っていることが、経理の処理においては重要となります。
特に、高額の商品やサービスに予算を使用する場合、多くの企業では稟議を通す必要があります。請求書類を提出した後、稟議が通るまでにどれくらいの期間がかかるのか、余裕をもった上での期間把握が必要です。
また、年度内の決済が難しい場合に、支払いだけを済ませて、来期に納品を持ち越すといった対応を取ると、場合によっては脱税とみなされることもあるため注意しましょう。
さらに、配送が絡む場合、年度末は混み合うことが多く、遅配のリスクもあるため、余裕をもった対応が必要です。注文する時期や商品によっては納期遅れとなる場合も想定されるため、予算だけでなく、納期の日数も考慮する必要があります。
まとめ
予算消化は来期以降の企業の動向にも影響する可能性があるため、早いうちに適切な使い道を用意しておくことが大切です。
ただ、年度末の慌ただしい状況の中では、なかなか手が回しづらいということもあるかもしれません。しかし、来期以降のメリットになりうる使い道は様々あります。本記事でご紹介したアイデアを参考に、ぜひご検討ください。
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