展示会への参加者を増やすためには、魅力的で効果的な案内状が欠かせません。この記事では、成功する展示会案内状のデザインや、効果的なメールの書き方について詳しく解説します。
目次
展示会案内状の重要性と目的
展示会は、製品やサービスを直接的に紹介する重要な機会です。案内状はその第一歩であり、見込み客に対する印象を左右します。主催者からも案内状を送られるケースがありますが、本記事では出展社が独自に作成する案内状について説明します。
■興味を引く：第一印象が重要。魅力的なデザインと内容で興味を引きます。
■来場を促す：必要な情報を明確に提供し、来場意欲を高めます。
■ブランドイメージの向上：案内状のデザイン性が高ければ自ずとブランドイメージが向上することがあります。
成功する展示会案内状のデザイン要素
フォント選び
目に優しく読みやすいフォントを使用しましょう。ヘッドラインと本文で異なるフォントを使ってコントラストを出すのも効果的です。
レイアウト
重要な情報が一目で分かるようにレイアウトを工夫しましょう。余白を適度に取り、情報を整理します。画像やアイコンを適切に配置して視覚的な興味を引きます。
案内状に含めるべき情報内容
案内状には、以下の情報を欠かさずに記載することが重要です。
日時、場所、会期の記載方法
【日時】
具体的な日付と時間を明記しましょう。複数の日がある場合は、それぞれの詳細を記載します。
【場所】
会場の名称、住所、アクセス方法を分かりやすく記載します。地図や交通手段の案内があると親切です。
【会期】
展示会の期間や開催時間を明確に記載し、参加者がスケジュールを立てやすくなるように配慮します。
商談予約について
当日来場いただける方には事前に商談時間を予約していただけると、お客様の来場意欲も高まります。また出展社側もアテンドのスケジュールがたてられるので双方にとってメリットがあります。予約に関しては二次元コードなどを印刷して手軽にできるようにするのがよいでしょう。
デジタルと紙媒体の使い分け
案内状を送る際には、デジタルと紙媒体の使い分けも考慮する必要があります。それぞれのメリット、デメリットについて以下で紹介します。
| メリット | デメリット | |
|---|---|---|
| デジタル | ・即時性が高く、コストも抑えられます ・リンクを盛り込んでLPなど専用ページへの誘導も容易です | ・スパムとして認識されるリスクがあります ・視覚的なインパクトが紙媒体よりも劣ることがあります |
| 紙媒体 | ・物理的な存在感があり、受け取った人の記憶に残りやすいです ・高級感を演出しやすいです | ・印刷、郵送のコストがかかり配送に時間がかかることもあります |
紙媒体の有効性について、各調査データに基づき解説した資料もございます。あわせてご覧ください。
メールでの案内状送付のポイント
メールで案内状を送る場合も、いくつかのポイントを押さえることが重要です。
＜効果的なメールの書き方とフォーマット＞
【件名】
興味を引く短い件名をつけましょう。具体的な日付やイベント内容を含めると効果的です。
【本文】
初めに挨拶と簡単な展示会の概要を述べ、その後に詳細情報を記載します。リンクやボタンを設置して、特設サイトや申し込みページへ誘導します。
【フォーマット】
シンプルで読みやすいレイアウトを心がけ、視覚的な混乱を避けます。画像やアイコンを適度に使い、テキストとのバランスを取ります。
研文社で制作した案内状の事例
当社が展示会を開催した際の事例を紹介します。
■自社開催の展覧会案内状
以前弊社で、展覧会「HAKU＋KAMI feat. DEGIDECOR」を開催し、案内状を一部の方にお送りしました。デザインは、受け手の興味を引き、特別感を演出するため、加飾を施しました。
また、案内状をお持ちいただくと記念品と引き換えができるという特典も付け、来場意欲を高める仕掛けを行いました。郵送した方へは到着見込みの数日後にメールにてフォローを行いました。
まとめ
本記事では展示会案内状のデザインと効果的なメールについて解説しました。研文社では、案内状のデザインから印刷、Webでのページ制作をお手伝いいたします。見やすく分かりやすいデザインとさまざまな印刷手法を用いて、ユーザーの目に留まる案内状を作成します。ぜひお気軽にお問い合わせください。