ビジネスの現場では、効率化や生産性向上のためにマニュアルが欠かせません。特に、業務手順や製品の使用方法を明確に記載したマニュアルは、企業の運営をスムーズにし、従業員の満足度を高める重要なツールです。しかし、マニュアル作成は時間と労力を要する作業であり、社内リソースだけでは対応が難しい場合があります。そこで、マニュアル作成を外注することが有効な解決策となります。
本記事では、マニュアル作成を外注する際のメリットや注意点、費用相場について詳しく解説します。
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目次
マニュアル作成を外注するメリット
マニュアル作成には、目的やターゲットの明確化、スケジュールの立案など、さまざまな工程を踏む必要があります。そのため、人手不足の職場ではマニュアル作成に必要な時間を確保できないかもしれません。マニュアル作成に必要な時間を確保できないのであれば、外注を検討してみましょう。マニュアル作成を外注することで以下のようなメリットがあります。
業務の効率化
マニュアル作成には予想以上に多くの時間がかかります。文章の構成やデザイン、内容の確認と修正など全ての工程に時間を要します。
自社でマニュアルを作成するとなると、担当者が自身のコア業務を抱えながらマニュアル作成を進めていくことになります。担当者が抱えるコア業務の影響によっては、マニュアル完成までに多くの時間がかかる可能性があります。また、コア業務を抱えながらのマニュアル作成は担当者に大きな負担になりかねません。
しかし、これらのタスクを外部に外注することで、自社のスタッフは通常業務に集中することができます。また、外部の専門家はマニュアル作成において熟知しているため、効率的に高品質なマニュアルを作成することができます。結果として、業務全体の効率化が図れます。
外部の専門知識を活用できる
マニュアル作成に対応している業者はマニュアルについての専門的な知識を持っています。外部にマニュアル作成を依頼することで、専門知識を活用できるというメリットにつながります。
もちろん、マニュアルに記載する内容については依頼元が伝達する必要はありますが、マニュアルの構成や文章表現、さらに、色使いやフォントなどを工夫することで、わかりやすく、見やすくマニュアルを作成してもらえます。
外部の目線（第三者視点）でのフィードバックが得られる
自社内で作成したマニュアルは、どうしても主観的な視点に偏りがちです。しかし、外部の専門家に外注することで、第三者視点からのフィードバックを得ることができます。さらに、外部の専門家が関与することで、ユーザー目線での改善点を見つけやすくなり、マニュアルの読みやすさや見やすさが向上します。
例えば、ベテラン社員がマニュアルを作成した場合、専門用語が多かったり、当たり前と思える説明が不足していたり、新入社員にとっては不親切な内容になる可能性があります。
外部にマニュアル作成を依頼することで、専門的な用語が多い、説明が足りないなど客観的な指摘を得られるでしょう。
データ管理を任せることができる
マニュアル作成には、多くのデータや情報を正確に管理する必要があります。外注することで、データの保管や更新、セキュリティの管理を任せることができ、マニュアルに関連するデータの管理が一元化され、自社の負担を減らすことができます。
印刷データの版管理も徹底して行われるため、改訂や増刷の際にもスムーズに対応できます。
このようなシステムが整っていることで、データの紛失や混乱を防ぎ、長期的な運用の効率化が可能です。
マニュアル作成を外注する際の費用相場
マニュアル作成を外注する際にかかる費用は、多くの要因によって異なります。ここでは、費用の見積もりの際に考慮すべき主要ポイントと、一般的な費用相場について紹介します。
マニュアル作成の外注費用は、プロジェクトの規模や複雑さ、求められる専門性によって異なります。例えば、簡単な操作マニュアルであれば比較的低コストで外注できますが、高度な技術や詳細な内容を含む専門的なマニュアルの場合は、コストは高くなる傾向にあります。
一般的には、以下のような要素が費用に影響を与えます。
技術的な内容や専門知識が求められるマニュアルほど、高くなることが多いです。これは、専門的な知識を持つライターや編集者の報酬が高いためです。
■マニュアルのボリューム
ページ数やセクションの数が多い場合、その分作成に時間がかかり、コストも増えます。多くの情報をカバーするためには、詳細なリサーチやコンテンツの構成が必要となるからです。
■デザインおよびフォーマット
マニュアルのデザインやレイアウト、グラフィック要素の追加には追加費用がかかります。見やすく、理解しやすいデザインを作成するためには、デザイナーの力を借りる必要があります。
■納期
短納期での対応を求める場合、通常より費用が高くなることがあります。これは迅速な対応を求められるため、リソースを迅速に配分しなければならないからです。
■言語対応
多言語対応が必要な場合、多言語への翻訳やローカリゼーション費用も加わります。
具体的な費用相場については、一般的な操作マニュアルの場合、1ページあたり数千円から1万円程度が目安となります。一方、技術的な内容を含むマニュアルや高度な専門的な分野のマニュアルの場合、1ページあたり1万円から5万円程度になることもあります。
このように具体的な費用は案件ごとに異なるため、見積もり依頼をする際には、詳細な要件を提示することが重要です。
また、外注業者を選定する際は、費用のみならず、実績やクライアントのフィードバック、提供されるサービスの質なども総合的に評価することが重要です。信頼できる業者に依頼することで、コストパフォーマンスの高い高品質なマニュアルを手に入れることができます。
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マニュアル作成を外注する際の注意点
マニュアル作成を外注することで、多くのメリットがありますが、成功させるためにはいくつか注意点があります。以下に挙げるポイントを押さえることで、外注プロセスをスムーズに進め、高品質なマニュアルを作成することができます。
信頼性のある外注先を見つける
外注を成功させるための第一歩は、信頼性のある外注先を選定することです。過去の実績やクラインとの評価を確認し、信頼できる企業やフリーランサーを探しましょう。また、契約を結ぶ前にその企業のサンプルやポートフォリオを見せてもらい、品質や作業のスタイルを確認することも重要です。
明確な指示や要望を伝える
外注先にマニュアル作成を依頼する場合、自社がどのような制作物を望んでいるかといった要望や、どのように内容を盛り込むのかなどの指示を出す必要があります。指示や要望があいまいだと修正が発生し、時間のロスにつながります。
外注先に明確な指示、要望を伝えるには次のようなポイントを押さえておきましょう。
・指示の目的から伝える
・指示の概略を伝えてから内容を伝える
・現状で伝えるべきではない情報は伝えない
外注先への指示は可能であればテキストで伝えるのがおすすめです。テキストに指示を書き起こすのは時間がかかりますが、齟齬や伝達漏れなどを防止できます。また、口頭で伝えた場合、余計な指示を加えかねません。余計な指示を加えたことによって、齟齬が生まれてしまうのを防ぐためにも、テキストで指示しましょう。
外注先とコミュニケーションを取る
外注先との定期的なコミュニケーションは、プロジェクトのスムーズな進行に不可欠です。定期的に進捗状況を報告してもらい、必要なフィードバックを随時行います。質問や疑問点が出た場合は即座に対応し、解決することが大切です。
また、外注先と密にコミュニケーションを取るためには窓口となる社員を設けましょう。窓口が分散してしまうと、情報も分散するため共有に時間がかかります。窓口を一本化することで効率的なコミュニケーションが実現可能です。
品質管理と改善策を明確にする
外注先へは明確なクオリティの基準を伝えることが欠かせません。どの程度のクオリティのマニュアルを希望するのかが明確になっていれば、外注先も作業を進めやすいでしょう。また、定期的な進捗確認を実施して、自社が求めるクオリティのマニュアルになっているかどうかを確認することも大切です。定期的に進捗を確認していれば、認識のズレを防止できます。
進捗確認時に改善すべき内容があれば、具体的に伝えましょう。改善点や指摘を具体的に伝えることで、外注先のスキルや知識アップにつながります。次回依頼する際も、改善点や指摘を考慮してもらえるでしょう。なお、改善点や指摘を伝える際も口頭ではなく、テキストにまとめて伝えることが大切です。
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